12 dúvidas sobre como emitir a Nota Fiscal

Participar do mercado pode parecer complicado às vezes. Com suas inúmeras exigências e demandas, alguns assuntos acabam passando despercebidos ou sem a atenção merecida. Uma das coisas que merecem bastante destaque é a nota fiscal, que pode passar muitas vezes despercebida. Abaixo, trouxemos algumas das principais dúvidas sobre nota fiscal:

1. Preciso emitir nota fiscal?

Sim. Não emitir a nota pode ocasionar multas e até prisão, em estados mais graves. O único que não precisa é o MEI que vende para pessoa física.

2. Existem quantos tipos de notas?

Três, cada uma com sua especialidade. A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é emitida com a venda de produtos físicos. A Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) é emitida com a prestação de serviço, seja virtual ou presencial. Por ser um documento municipal, ela possui legislações diferentes. Já a Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) não está presente no estado de São Paulo, e funciona como uma substituta ao cupom fiscal eletrônico em outros estados.

3. Qual certificado digital devo usar?

Existem dois tipos de certificação digital (identificação da empresa aos órgãos públicos). O A1 é digital, o que possibilita mais dinamicidade e praticidade no dia a dia. Já o A3 é físico, e deve ser conectado ao computador.

4. DANFE é nota fiscal?

Não, ele é a representação física da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Como a nota é digital e inexistente no mundo real, ela precisa de algo que a materialize, e o DANFE possui esse papel. Além disso, ele possui a chave de acesso da nota, um código de 44 números que ajuda a resgatar e baixar o XML da nota pela internet, que deve ser armazenado por 5 anos.

5. Vender muito e emitir pouco é bom?

Não, pois dificulta muito a sua vida. Há vários problemas que podem aparecer caso você emita uma nota só para um número muito grande de vendas, como a impossibilidade de cancelar uma nota específica que saiu errada, além de possíveis problemas com a Receita Federal. Logo, a regra é clara: emita o mesmo tanto que você vender.

6. É preciso armazenar as notas fiscais? Por quanto tempo?

Uma dúvida que pode surgir quando você emitir a nota fiscal é o que você deve fazer com ela. Como ela serve tanto para registrar a venda que aconteceu, quanto para comprovar que sua empresa está em dia com a Receita Federal, é necessário a armazenar em algum lugar seguro por um período mínimo de 5 anos. Assim, caso algum fiscal aparecer e exigir as notas de sua empresa, você não passe por problemas ou complicações.

Uma opção também viável é armazenar suas notas em nuvem, isto é, eletronicamente em um servidor seguro. Assim, você tem acesso integral a elas por um período indeterminado, visto que não haverá risco de estragarem ou serem perdidas. Contudo, ainda assim é recomendado as guardar em papel, fisicamente, visto que isso é uma obrigação fiscal a ser cumprida.

7. Não emitir nota é um crime?

Sim, é crime não emitir nota fiscal, vide a lei 8137/1990. Além do pagamento de multa estipulada, pode acontecer a detenção do indivíduo por 2 dias ou até mesmo 5 anos. Além da aparente sonegação de impostos (não emitindo uma nota, você acaba por não pagar os tributos necessários), ocorre o comprometimento da fiscalização do Governo, que passa a não saber o que realmente está sendo vendido e por quanto. Portanto, busque emitir suas notas sempre em dia, e da maneira correta.

8. O que é XML?

É o formato digital em que a nota fiscal é emitida, portando uma assinatura digital que a valida, além de estar em um padrão escriturário que a permite ser utilizada em qualquer lugar do país com segurança.

Como ele é digital, o seu armazenamento é feito digitalmente, isto é, em um computador específico ou em plataforma de nuvem (que possui um servidor dedicado para isso). O mais aconselhado, nesse caso, é armazenar suas notas digitais em um servidor, visto que a chance de perder seus dados é praticamente insignificante, além da segurança prestada.

9. O que é RPS?

Em determinadas situações, a emissão da nota pode estar impossibilitada, seja pela falta de internet, de energia, ou outros fatores. Assim, para não deixar de emitir nota, a emissão do RPS (Recibo Provisório de Serviços) se torna possível, visto que ele substitui a nota enquanto for necessário. Nele, é preciso informar os dados do comprador, os dados do serviço prestado, e o CNPJ da empresa, que fará a nota quando for possível.

Vale destacar que há outros dois tipos de recibos provisórios: o RPS-M (Recibo Provisório de Serviços de Nota Fiscal Conjugada), para notas de produtos e serviços; e o RPS-S (Recibo Provisório de Serviços Simplificados), para os cupons fiscais.

Algo importante a ser destacado é que nem todas as prefeituras aceitam o RPS, sendo da responsabilidade do empreendedor se informar acerca de sua prefeitura e da possibilidade ou não de emitir o RPS quando for preciso.

10. O que é CNAE?

Diferentemente do código de serviço, que determina os impostos e deve ser informado nas NFS-e (Notas Fiscais Eletrônicas de Serviço), a Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE) é um código de 7 números usado para identificar qual é a atuação econômica de uma empresa ou de um autônomo. O código, por sua vez, é dividido em seções (21), divisões (87), grupos (285), classes (672) e subclasses (1318), de acordo com a ordem dos números do código. Isto é, o primeiro número equivale a seções, o segundo a divisões, o terceiro a grupos, o quarto e o dígito verificador a classes, e os dois últimos número após o dígito a subclasses.

11. O que é NCM?

É um código de 8 números, responsável por identificar os produtos que circulam nos países do Mercosul (seja no Brasil, seja nos outros). Com isso, a Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM) ajuda na arrecadação correta de tributos fiscais, além de permitir saber quantos produtos estão em movimentação ao longo de todo o território do Mercosul.

12. Como cancelar uma nota fiscal?

É possível cancelar uma nota fiscal, embora para isso seja necessário saber qual nota foi emitida e estar atento ao tempo máximo preterido.

Para a NF-e (Nota Fiscal Eletrônica), varia de estado para estado, tendo em média um tempo de 24 horas. Já para a NFC-e (Nota Fiscal Eletrônica ao Consumidor), o prazo é de até 30 minutos (ou seja, bem menos que a outra). No caso da NFS-e (Nota Fiscal Eletrônica de Serviços), dependerá se o ISS (Imposto sobre Serviços) já tiver sido recolhido. Se sim, é preciso a abertura de um processo administrativo para tal empreitada. Se não, é de até 6 meses.