LGPD Contabilidade: você sabe o que muda?

A LGPD contabilidade impacta os escritórios especialmente em relação ao que diz respeito ao tratamento e coleta de dados dos clientes.

Para estar em dia com a Lei Geral de Proteção de Dados, foi necessário que grande parte dos empreendimentos, especialmente os que têm presença online, readequassem a sua estrutura relativa aos dados dos clientes.

De fato, estar inserido no digital se mostrou não apenas um diferencial, mas uma necessidade à sobrevivência das empresas, inclusive os micro e pequenos negócios, e a pandemia chegou para acelerar consideravelmente este cenário.

Por outro lado, há marcos regulamentares que estabelecem normas e diretrizes para que os dados de clientes e consumidores não fiquem à mercê.

No entanto, a LGPD é bastante ampla e abrange uma série de mudanças. Mas, para nos atermos ao escopo proposto, neste artigo você poderá tirar suas dúvidas a respeito da LGPD na contabilidade, ou seja, tratamento dos dados do cliente.

Afinal, o que é LGPD contabilidade?

Antes de mais nada, vamos entender um pouco melhor como a LGPD funciona.

A Lei Geral da Proteção de Dados foi inspirada na GDPR (General Data Protection Regulation), que, por sua vez, é a lei correspondente à LGPD, responsável por regulamentar a segurança de dados de usuários na União Europeia.

“Art. 1º Esta Lei dispõe sobre o tratamento de dados pessoais, inclusive nos meios digitais, por pessoa natural ou por pessoa jurídica de direito público ou privado, com o objetivo de proteger os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade e o livre desenvolvimento da personalidade da pessoa natural.

Parágrafo único. As normas gerais contidas nesta Lei são de interesse nacional e devem ser observadas pela União, Estados, Distrito Federal e Municípios.” 

Na contabilidade, portanto, a LGPD tem impacto no sentido de exigir dos escritórios a implementação de ferramentas (como sistemas, ERP, softwares) para garantir a conformidade com a legislação.

Dados sensíveis

Um eixo importante da LGPD é sobre os dados sensíveis. Aqui, a empresa deve tomar cuidado redobrado em relação ao tratamento dessas informações.

• São considerados dados sensíveis:
• Dados pessoais que revelem a origem racial ou étnica;
• Opiniões políticas, convicções religiosas ou filosóficas;
• Filiação sindical;
• Dados relativos à vida sexual ou orientação sexual do indivíduo.

Mudanças propostas pela LGPD na contabilidade

Um escritório de contabilidade é também uma empresa e precisa estar em dia com a legislação vigente.

Para adequar seu negócio à LGPD referente à contabilidade, é necessário seguir uma política de proteção de dados e fornecer treinamento para todos os funcionários, garantindo que os procedimentos sejam seguidos pela equipe.

O que se estabelece a partir da implementação da lei, é que antes de poder processar qualquer dado, a empresa deve estar em dia com todos os princípios da LGPD.

Ou seja, o escritório precisa provar o consentimento do cliente para poder coletar, utilizar e armazenar seus dados pessoais e que você tem infraestrutura necessária para manter a segurança de tais informações.

Uma das formas mais eficientes de armazenar dados com segurança, é recorrendo à certificação ISO 27001 (um padrão para sistema de gestão de segurança da informação).

Como adequar meu escritório à LGPD?

O primeiro passo para seu escritório de contabilidade esteja em dia com a LGPD é documentar os tipos de dados pessoais que a empresa detém.

Desse modo, será necessário indicar a origem, em qual software ou banco de dados esses dados são armazenados, qual a finalidade, com quem são compartilhados e por quanto tempo são mantidos.

O segundo passo é garantir que você está usando sistemas de contabilidade que estão em dia com os princípios da LGPD.

Leia e adapte os processos operacionais do seu escritório conforme as exigências da Lei 13.709, a Lei Geral da Proteção de Dados.

Após conhecer detalhadamente a lei e verificar quais pontos devem ser ajustados, prepare um treinamento interno.

Toda a equipe precisa estar em dia com os critérios e trabalhando de forma legal, já que o não cumprimento pode gerar sanções, como advertências e multas que podem chegar a 2% do faturamento, até um limite de R$50 milhões.

Conforme a referida lei:

“Art. 2º A disciplina da proteção de dados pessoais tem como fundamentos:

I — o respeito à privacidade;

II — a autodeterminação informativa;

III — a liberdade de expressão, de informação, de comunicação e de opinião;

IV— a inviolabilidade da intimidade, da honra e da imagem;

V — o desenvolvimento econômico, tecnológico e a inovação;

VI — a livre iniciativa, a livre concorrência e a defesa do consumidor; e

VII — os direitos humanos, o livre desenvolvimento da personalidade, a dignidade e o exercício da cidadania pelas pessoas naturais.”

Que esperar da LGPD na contabilidade?

Embora a Lei Geral da Proteção de Dados esteja em vigência há pouquíssimo tempo, as empresas e escritórios precisam se adaptar à legislação o mais rapidamente possível, para garantir a legalidade de suas operações.

No entanto, a adequação completa à LGPD é uma tarefa que pode ser complexa em alguns momentos.

E diante de incertezas ou dúvidas, não deixe de procurar aconselhamento jurídico especializado.

Algumas dicas pertinentes para manter o escritório em dia com a LGPD na contabilidade incluem:

• Inserir a cláusula de confidencialidade em todos os contratos de prestação de serviços assinados pelos clientes;
• Utilizar sistemas, softwares e ERPs que estejam alinhados aos objetivos e obrigações da LGPD;
• Uma prática comum nos escritórios de contabilidade é elaborar um informe de rendimento ou faturamento e enviar diretamente para bancos quando o cliente solicita. Para se munir contra eventuais problemas, peça que o cliente envie um e-mail fazendo tal solicitação e autorizando o envio.
• Elaborar um termo de consentimento em que o indivíduo concorda com o tratamento de seus dados, que deve ser disponibilizado imediatamente.

De fato, os escritórios de contabilidade são diretamente afetados pela LGPD, dentre outros motivos, também por deter documentos pessoais dos seus colaboradores e informações dos funcionários de seus clientes.

Além disso, eles detêm também dados trabalhistas necessários para a entrega da folha de pagamento, documentos de empresários e dos quadros societários de clientes, dentre muitas outras informações, que, vez ou outra, podem conter dados sensíveis.

Por isso mesmo, o desenvolvimento de políticas internas de proteção de dados e estratégias de adequação à LGPD são tão importantes.