Produtividade contábil: como medir, melhorar e automatizar processos no seu escritório

Você já parou para pensar sobre como vai a produtividade contábil do seu escritório? Hoje, não basta apenas cumprir prazos e entregar relatórios corretos. É preciso que cada processo seja eficiente, que o tempo de trabalho seja otimizado e que haja o alinhamento e organização da equipe com a estratégia do escritório.

Nesse cenário, preparamos um artigo com tudo que você precisa saber sobre como medir, melhorar e automatizar processos para garantir máxima produtividade contábil. Tudo isso com o intuito de evitar retrabalho, aumentar a satisfação do cliente e potencializar o crescimento do seu negócio. Saiba mais a seguir:

Por que a produtividade contábil é essencial?

Em escritórios contábeis tradicionais, muitas tarefas ainda são realizadas manualmente. Isso envolve lançamentos em planilhas, conferência de documentos, cálculo de impostos e fechamento contábil. Essas rotinas consomem tempo e aumentam a chance de erros.

Sendo assim, a produtividade contábil vai além de “trabalhar mais rápido”. Trata-se de trabalhar com inteligência, de modo que cada hora dedicada às tarefas contribua para resultados tangíveis. Sendo assim, escritórios que investem em processos otimizados e tecnologias de automação conseguem entregar mais valor, reduzir custos e ganhar vantagem competitiva. Veja os motivos que demonstram porque a produtividade na contabilidade é essencial:

Diminuição dos erros e retrabalho

Não é segredo que os processos manuais aumentam a chance de erros contábeis e fiscais. A falta de padronização, porém, pode gerar retrabalho e atrasos, o que prejudica clientes e a reputação do escritório.

Ao adotar um sistema contábil online, é possível automatizar lançamentos, conferências e relatórios, o que reduz falhas e garante maior precisão. Para o contador autônomo ou contador iniciante, essas soluções tornam mais fácil manter a consistência, mesmo com equipes pequenas ou sem experiência.

Vamos supor que um escritório que implementou um sistema contábil web reduziu o retrabalho em 30%. Por consequência, houve a liberação da equipe para análises estratégicas e atendimento personalizado aos clientes. O resultado é mais produtividade contábil. 

Otimização do tempo da equipe

Tempo é dinheiro. E quando se trata da contabilidade, isso não é diferente. Sendo assim, outro motivo que demonstra, na prática, a importância da produtividade na contabilidade é a otimização do tempo da equipe. 

Isso porque é preciso aproveitar o tempo dos colaboradores da melhor forma. Com a automação contábil para contadores, realiza-se tarefas repetitivas como lançamentos, conciliações e cálculos fiscais de forma automática. Desse modo, é possível:

• Cumprir prazos mesmo em períodos de alta demanda.
• Evitar sobrecarga da equipe, mantendo a produtividade e a motivação.
• Dedicar mais tempo a atividades estratégicas e consultivas.

Satisfação do cliente

O objetivo final de todo escritório contábil é gerar a satisfação do cliente. E os clientes de hoje não só valorizam relatórios corretos, como também procuram por agilidade, confiabilidade e dicas estratégicas. A automação contábil permite ao escritório entregar resultados dentro do prazo, reduzir erros e oferecer análises que agregam valor ao negócio do cliente.

Aumento da rentabilidade e eficiência

A produtividade contábil também é essencial porque, com ela, aumenta-se também a rentabilidade e eficiência do negócio. Quanto mais eficiente o processo, menor o custo por cliente atendido. Um escritório que automatiza lançamentos e relatórios fiscais com programa contábil online consegue atender mais clientes com a mesma equipe, o que aumenta a receita sem aumentar custos fixos.

Estratégias para melhorar a produtividade contábil

Melhorar a produtividade contábil vai além de simplesmente trabalhar mais rápido. Trata-se, portanto, de otimizar processos, integrar tecnologia, capacitar equipes e estruturar rotinas para que o escritório consiga entregar mais valor com menos esforço. Veja a seguir as estratégias e práticas que podem transformar a operação contábil:

Padronização e mapeamento de processos

A primeira etapa para aumentar a produtividade é entender, documentar e padronizar cada processo do escritório e requer:

• Mapeamento de processos: é preciso listar todas as atividades contábeis, desde a recepção de documentos até a entrega de relatórios fiscais e financeiros.
• Criação de fluxos padronizados: esse é o momento de definir o passo a passo como será a execução de cada atividade. Um sistema contábil web permite criar checklists digitais e templates que guiam a equipe, geram uniformidade e qualidade.
• Benefícios: redução de erros, maior previsibilidade e facilidade na capacitação de novos colaboradores.

Um exemplo prático dessa execução seria a conferência de notas fiscais utilizando um programa contábil online. Desse modo, pode-se reduzir retrabalho em lançamentos e evitar erros nos relatórios contábeis.

Treinamento e capacitação contínua da equipe

Investir no desenvolvimento da equipe é essencial para aumentar produtividade e reduzir erros. Sendo assim, deve-se priorizar: 

• A capacitação e ensinamento, de modo que contadores iniciantes e experientes possam usar software contábil e aproveitar os recursos da ferramenta.
• Workshops de processos e legislação, com o intuito de manter a atualização da equipe sobre normas contábeis, fiscais e tributárias.

As consequências são mais autonomia, assertividade e aumento da capacidade da equipe de entregar resultados. Afinal, se o contador iniciante for treinado em automação contábil, ele conseguirá emitir relatórios gerenciais sem depender de supervisão constante. Isso libera tempo da equipe sênior para análise estratégica.

Gestão de tempo e priorização de tarefas

Outra estratégia fundamental para melhorar a produtividade contábil é a gestão de tempo e priorização de tarefas. Sendo assim, como ferramentas de gestão, é importante utilizar dashboards, Kanban ou softwares de gerenciamento integrados ao sistema contábil online.

Além disso, deve-se determinar quais tarefas são críticas para prazos legais, quais são estratégicas para os clientes e quais eles podem automatizar. Os benefícios, portanto, são menos atrasos, maior foco e redução de estresse da equipe.

O suporte de alertas automáticos do sistema contábil web permite ao contador receber notificações sobre obrigações fiscais próximas do vencimento, evitar multas e retrabalho de última hora.

Integração entre sistemas e módulos

A produtividade contábil aumenta quando há integração dos sistemas, incluindo com ERP, folha e outros módulos contábeis. Isso permite o compartilhamento automático dos dados, assim como evita a duplicidade na hora da digitação e erros de lançamento. Ao integrar o software contábil com o sistema de folha de pagamento, o escritório reduz o tempo gasto na conferência de encargos trabalhistas, e libera tempo para análise de indicadores financeiros.

Cultura de melhoria contínua

A tecnologia e os processos só trazem resultados se houver cultura interna voltada à eficiência. Se, por exemplo, um contador autônomo revisa todos os meses seu fluxo de trabalho, ele consegue identificar tarefas que podem ser automatizadas com o sistema contábil online. Por isso, uma boa estratégia é:

• Incentivar sugestões da equipe, pois colaboradores conhecem melhor os desafios diários; suas ideias podem gerar processos mais rápidos e menos suscetíveis a erros.
• Revisar os processos periodicamente, pois ajustes constantes aumentam a eficiência sem necessidade de aumento de equipe.

Sendo assim, ao adotar sistemas para contadores, o escritório não apenas entrega mais, mas entrega melhor. 

Fonte: https://jornalcontabil.ig.com.br/